Das Problem
Während du wächst, ertrinkt dein Team in Handarbeit
Sonntagabend, das Handy blinkt. Ein Kunde will „nur eine kleine Änderung“. Du weißt: Das sind zwei Stunden Arbeit. Der Filmabend ist gelaufen. Wenn es dir wie den meisten Agenturen, Coaches und Dienstleistern geht, kennst du diesen Moment – und diese hier vermutlich auch:
Copy‒Paste‒Hölle
Daten von A nach B übertragen, Stunde um Stunde. Deine Tools reden nicht miteinander – also machst du den Postboten.
Anfragen bleiben liegen
Interessenten warten Stunden oder Tage auf Antwort – und unterschreiben in der Zwischenzeit bei der Konkurrenz.
Teure Flüchtigkeitsfehler
Ein Zahlendreher im Angebot, eine vergessene Mail. Das kostet dich nicht nur Geld – sondern Vertrauen und Reputation.
A‒Player kopieren Daten
Du bezahlst deine besten Leute für ihr Fachwissen. Trotzdem tippen sie jeden Tag stundenlang Daten manuell ab. Das verbrennt massenhaft Geld.
Mehr Umsatz, mehr Personal
Jeder neue Kunde bedeutet neue Stellen. Deine Kosten wachsen genauso schnell wie dein Umsatz – oder schneller.
Niemand hat den Überblick
Infos liegen verstreut über zig Tools und Postfächer. Vor jedem Meeting beginnt die große Sucherei.
Unterm Strich kostet dich das jeden Monat bares Geld – an Gehältern für Routinearbeit, an verlorener Zeit und an Kunden, die nicht warten wollten.
Die Wahrheit
Die meisten Unternehmer glauben jetzt:
„Ich brauche mehr Mitarbeiter – oder endlich das richtige Tool.“
Und es ist nicht deine Schuld, das zu glauben. Es ist das, was dir jeder erzählt: Stell ein. Kauf Software. Arbeite härter.
Aber die Wahrheit lautet: Mehr Hände und mehr Tools lösen dein Problem nicht – sie skalieren nur dein Chaos. Wenn dein Prozess heute chaotisch ist, wird er mit mehr Mitarbeitern nur größer chaotisch – nicht besser.
Stell dir dein Unternehmen wie eine Eimerkette vor: Jede Information wird von Hand von Tool zu Tool getragen – Eimer für Eimer. Wenn du jetzt mehr Leute einstellst, wird die Eimerkette nur länger. Es schwappt mehr daneben, und du bezahlst mehr Träger. Und ein neues Tool? Das ist nur ein weiterer Brunnen, zu dem jemand laufen muss.
Die Diagnose ist einfach: Deine wiederkehrenden Abläufe laufen durch Menschen, obwohl sie durch Systeme laufen könnten. Jede Aufgabe, die bei dir jede Woche gleich abläuft und trotzdem von Hand gemacht wird, kostet dich Geld – jeden einzelnen Tag.
Die Lösung ist klar: Nicht mehr Menschen müssen diese Abläufe tragen, sondern ein System aus automatisierten Prozessen und KI-Mitarbeitern, das deine bestehenden Tools über n8n verbindet. Erst wenn deine wiederkehrenden Aufgaben durch digitale Pipelines laufen, kannst du wachsen, ohne dass deine Kosten mitwachsen.
Der teure Weg
Mehr Personal & Tools
Kosten steigen mit jedem neuen Mitarbeiter und jeder Lizenz – dauerhaft
Das Chaos wächst einfach mit – nur schneller
Alles hängt an einzelnen Personen: Urlaub, Krankheit, Kündigung – und es steht still
Der smarte Weg
Automatisierte Prozesse
Einmal sauber aufgesetzt, laufen Abläufe ohne laufende Personalkosten
Fehlerquellen verschwinden, weil niemand mehr abtippt
Läuft rund um die Uhr – ohne dass jemand daran denken muss
Statt einer Eimerkette baue ich dir eine Wasserleitung: einmal verlegt, fließt alles von allein.
Für wen ist das?
Für Unternehmen, die online Kunden gewinnen und digital liefern
Ich arbeite mit Agenturen, Coaches und digitalen Dienstleistern, bei denen das Geschäft läuft – aber das Tagesgeschäft dahinter noch von Hand:
Agenturen, die Leads, Projekte und Reportings jonglieren – und deren beste Leute in Klickarbeit versinken
Coaches & Berater, die Anfragen, Terminbuchung und Kunden-Onboarding noch manuell abwickeln
Digitale Dienstleister, bei denen jeder neue Kunde automatisch mehr Verwaltung bedeutet
Und ganz ehrlich: Wenn du noch ganz am Anfang stehst und kaum wiederkehrende Abläufe hast, gibt es bei dir noch nichts zu automatisieren – das sage ich dir dann auch offen.
Die Lösung
Was ist ein KI-Mitarbeiter?
Stell dir einen Kollegen vor, der deine Routineaufgaben komplett übernimmt: Anfragen lesen, sortieren, Daten eintragen, Antworten vorschreiben – nachts um drei in derselben Qualität wie montagmorgens. Ohne Gehalt, ohne Krankheitstage, ohne Urlaub. Und er kündigt nie.
Genau das baue ich für dich: KI-Mitarbeiter (Agenten), die auf Modellen wie ChatGPT und Claude laufen und über n8n mit deinen Tools verbunden sind – ein System, das im Hintergrund deines Unternehmens arbeitet.
Vorher
Manuell, langsam, teuer
Dein Team tippt Daten ab und beantwortet dieselben Fragen zum zehnten Mal
Verfügbar nur zu Bürozeiten
Wachsen geht nur über neue Stellen
Flüchtigkeitsfehler inklusive
Nachher
Automatisiert rund um die Uhr
KI-Mitarbeiter übernehmen die Standardaufgaben komplett
Rund um die Uhr einsatzbereit – auch nachts und am Wochenende
Skaliert ohne zusätzliche Köpfe
Dein Team kümmert sich um Beratung, Qualität und Entscheidungen
Vorher / Nachher
Von altmodisch zu vollautomatisch
So verändert sich die tägliche Arbeit in jeder Abteilung, sobald deine Prozesse für dich arbeiten.
Vertrieb
ALTMODISCH
Leads landen in Excel-Listen, Follow-ups werden vergessen, der Großkunde wartet vergeblich auf Rückruf.
AUTOMATISIERT
Jeder Lead landet sofort mit allen Daten im CRM, bekommt automatisch eine Antwort – und Follow-ups werden angestoßen, statt vergessen zu werden.
Marketing
ALTMODISCH
Leads landen in Excel-Listen, Follow-ups werden vergessen, der Großkunde wartet vergeblich auf Rückruf.
AUTOMATISIERT
Jeder Lead landet sofort mit allen Daten im CRM, bekommt automatisch eine Antwort – und Follow-ups werden angestoßen, statt vergessen zu werden.
Onboarding
ALTMODISCH
Nach dem Kauf beginnt die Zettelwirtschaft: Willkommensmail, Zugänge, Unterlagen, erster Termin – alles von Hand, jedes Mal ein bisschen anders. Neue Kunden warten tagelang auf ihren Start.
AUTOMATISIERT
Vom Kauf bis zur Willkommensmail läuft alles von selbst: Zugänge, Unterlagen und der erste Termin gehen automatisch raus – jeder Kunde startet noch am selben Tag, immer im gleichen sauberen Ablauf.
Deine Vorteile
Was dir smarte Automatisierung wirklich bringt
Drei Hebel, die direkt auf Zeit, Kosten und Wachstum einzahlen.
Bis zu 15 Std./Woche
Zeit zurückgewinnen
Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch. Du und dein Team gewinnt Zeit für Strategie, Kunden und Wachstum – statt für Klickarbeit.
Arbeit von 2–3 Mitarbeitern
Kosten senken
Automatisierte Prozesse können erfahrungsgemäß die Arbeit mehrerer Stellen übernehmen – ohne Gehalt, ohne Krankheitstage, ohne Einarbeitung.
Bis zu 30–50 %
Wachsen ohne Personalaufbau
Wenn deine Abläufe skalieren statt deiner Gehaltsliste, entsteht Luft für deutlich mehr Umsatz – beim gleichen Team.
So läuft's ab
In 3 Schritten zu automatisierten Prozessen
Von der Analyse bis zur laufenden Automatisierung – du kümmerst dich um nichts Technisches.
01
Wir analysieren deine Abläufe
In der kostenlosen Prozess‒Analyse gehen wir gemeinsam dein Tagesgeschäft durch und finden die Prozesse mit dem größten Hebel – dort, wo bei dir am meisten Zeit und Geld versickert.
02
Ich baue deine Automatisierung
Ich verbinde deine bestehenden Tools über n8n mit KI und richte alles schlüsselfertig ein. Du programmierst nichts, du installierst nichts – du bekommst ein fertiges System übergeben.
03
Du arbeitest – das System auch
Deine Prozesse laufen ab jetzt rund um die Uhr. Ich überwache, dass alles stabil bleibt, und auf Wunsch bleibe ich als deine externe Automatisierungs‒Abteilung dran: Schritt für Schritt automatisieren wir weitere Bereiche – in deinem Tempo.
Dein nächster Schritt
Das bekommst du in der kostenlosen Prozess-Analyse
Die Prozess-Analyse ist kein oberflächliches Kennenlern-Blabla und kein Verkaufsgespräch mit anderem Namen. Du gehst mit drei konkreten Dingen raus:
Deine Prozess-Landkarte
Eine klare Übersicht deiner größten Zeitfresser – du siehst schwarz auf weiß, wo bei dir täglich Zeit versickert.
Deine größten Hebel
Konkrete Vorschläge, welche Abläufe sich wie automatisieren lassen – und was zuerst kommt, weil es sich am schnellsten rechnet.
Meine ehrliche Einschätzung
Eine realistische Einschätzung deines Einsparpotenzials. Wenn Automatisierung für dich (noch) keinen Sinn ergibt, sage ich dir auch das.
Diese Ergebnisse gehören dir – egal ob wir danach zusammenarbeiten oder nicht.
KI-Workshop & KI-Beratung
Du willst tiefer einsteigen?
Ein ganzer Tag nur für deine Prozesse
Manchmal reicht eine einstündige Analyse nicht, um ein ganzes Unternehmen zu durchleuchten. Dafür gibt es den ganztägigen KI-Workshop – bei dir vor Ort oder remote.
Das machen wir im Workshop
Wir gehen Abteilung für Abteilung durch deine bestehenden Abläufe
Wir identifizieren alle Prozesse, die sich mit KI & n8n automatisieren lassen
Wir priorisieren die größten Hebel nach Zeit- und Kostenersparnis
Wir erstellen deine konkrete Automatisierungs-Roadmap
Das hast du am Ende des Tages
Du weißt genau, welche Prozesse sich bei dir lohnen – und welche nicht
Du siehst, wie jede Automatisierung konkret aussehen kann
Du hast einen Fahrplan, in welcher Reihenfolge es weitergeht
Der Workshop ist reine Beratung & Konzeption. Die Umsetzung entscheidest du danach: Entweder du gibst sie an mich ab – oder dein Team setzt die Roadmap selbst um. Die Ergebnisse gehören in beiden Fällen dir.
Interesse am Workshop?
Sprich es einfach in der kostenlosen Prozess-Analyse an – wir klären dann gemeinsam, ob er für dich sinnvoll ist.
Dein Tech-Stack
Ich verbinde die Tools, die du schon nutzt – mit n8n, ChatGPT, Claude & Co.
Ich verkaufe dir keine neue Software.
Was ich anbinde – deine Tools
Womit ich baue – meine Werkzeuge
- n8n als Schaltzentrale für deine Prozesse
- ChatGPT & Claude für Texte, Vorqualifizierung und Entscheidungs-Vorbereitung
- Claude Code für komplexere Logik und Auswertungen
- Make & Zapier für zusätzliche Integrationen, wo es sinnvoll ist
- und viele weitere ...
Du musst kein einziges dieser Tools bedienen können – das ist mein Job. Du bekommst ein System, das einfach läuft.
Anwendungsfälle
Diese Aufgaben sollte ab heute kein Mensch
mehr von Hand machen
- Leads automatisch erfassen, anreichern und ins CRM schreiben
- Angebote & Rechnungen automatisch erstellen und versenden
- Termine koordinieren und Erinnerungen verschicken
- Eingehende Dokumente per KI auslesen und richtig ablegen
- WhatsApp- & E-Mail-Anfragen vorqualifizieren und beantworten – durch einen KI-Agenten, der Anfragen liest, vorsortiert und Antwortvorschläge schreibt
- Reportings & Dashboards automatisch zusammenstellen – ein KI-Mitarbeiter zieht die Daten aus deinen Tools und liefert dir fertige Auswertungen
- Neue Kunden vollautomatisch onboarden – vom Kauf bis zur Willkommensmail
- Social-Media-Posts & Texte per KI vorbereiten
- Daten zwischen Tools synchron halten – ohne Copy-Paste
- Follow-ups & wiederkehrende Aufgaben automatisch anstoßen
Über Dominik Kagon
Von klein auf war ich fasziniert von Technologie. Während andere draußen spielten, zerlegte ich Geräte, um ihre Funktionsweise zu verstehen. Mit meinem ersten Computer lernte ich nicht zu spielen, sondern Programmiersprachen und entwickelte mit Online‒Freunden eigene Programme.
Bei jeder neuen Technologie frage ich mich sofort: "Wie kann ich das nutzen, um Zeit zu sparen? Welchen Mehrwert bringt es? Wie lassen sich damit Prozesse automatisieren?"
Nach meinem Studium im Technischen Management half ich einem befreundeten Handwerksunternehmer, seine Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Wir automatisierten seine Vertriebs‒, Bewerbungs‒ und Social‒Media‒Prozesse mit Tools wie Make, Zapier und KI. Das Ergebnis: Der administrative Aufwand sank um 65%, die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verkürzte sich drastisch, und er konnte zwei bis drei Mitarbeiter einsparen.
Meine Vision ist klar: Deutschland digitalisieren. Ich sehe täglich Unternehmen, die ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen, weil sie das Thema Digitalisierung noch nicht richtig angegangen sind. Als dein Partner helfe ich dir, diesen entscheidenden Schritt zu gehen.
Unser Standort
Von Hamm, NRW aus digitalisieren wir die Prozesse unserer Kunden im gesamten DACH‒Raum. Mit unserem Standort im Herzen Westfalens bieten wir nicht nur digitale Lösungen, sondern auch die Verlässlichkeit eines etablierten Unternehmens vor Ort.
Warum Kunden mir vertrauen
Einige Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit mir.
Max Schreiner
Geschäftsführer einer Schreinerei aus München
65% weniger Admin-Aufwand
14 → 5 Tage - schnellerer Bewerbungsprozess
24h → unter 2h - Reaktionszeit auf Anfragen
Problem
Max Schreiner ist Geschäftsführer eines Handwerksunternehmens mit Fokus auf maßgefertigten Möbeln und Interior‒Design‒Beratung. Die ineffizienten, manuellen Prozesse in seinem Unternehmen raubten ihm täglich wertvolle Zeit und Ressourcen. Er verbrachte Stunden mit repetitiven Aufgaben wie dem manuellen Erstellen von Angeboten, der Nachverfolgung von Leads, dem Onboarding neuer Kunden und der Erstellung von Rechnungen. Diese administrative Belastung führte dazu, dass er weniger Zeit für seine Kernkompetenzen und die eigentliche Wertschöpfung hatte.
Ziel
Max's Ziel war es, die administrativen Prozesse in seinem Unternehmen zu optimieren, um mehr Zeit für das Kerngeschäft zu haben, schneller auf Kundenanfragen reagieren zu können und den Rekrutierungsprozess zu beschleunigen. Er wollte die Effizienz steigern, ohne dabei die Qualität seiner handwerklichen Arbeit oder die persönliche Kundenbetreuung zu beeinträchtigen.
Lösung
Max erhielt ein maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept, das auf drei Säulen basierte. Zunächst wurden alle manuellen Prozesse in seinem Unternehmen identifiziert und analysiert, welche davon automatisiert werden konnten. Basierend auf seinen spezifischen Anforderungen wurden die passenden Software‒Lösungen ausgewählt und implementiert. Der entscheidende Schritt war die Verbindung der verschiedenen Systeme durch APIs, Workflow‒Tools wie Zapier oder Make und KI.
Häufige Fragen
Was Agenturen, Coaches und Dienstleister vor der Zusammenarbeit oft fragen.
Brauche ich technische Vorkenntnisse?
Funktioniert das mit meinen bestehenden Tools?
Was, wenn ich schon Zapier oder Make nutze?
Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse?
Was kostet das?
Sind meine Daten sicher?
Ersetzen KI-Mitarbeiter mein Team?
Für wen lohnt sich das – und für wen nicht?
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Bitte beachte: Rein physisch ist es uns leider nicht möglich, mehr als eine handvoll Kunden zu betreuen und gleichzeitig starke Ergebnisse zu liefern.
Unsere Dienstleistung ist stark nachgefragt. Um mit uns zusammenzuarbeiten, ist eine Bewerbung dafür notwendig. In einer kostenfreien Prozess‒Analyse finden wir heraus, welche Strategien sich für dein Geschäft am besten eignen und welcher Hebel bei dir für den nächsten Durchbruch sorgen.
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