Die wahren Kosten ineffizienter Prozesse...
...wenn es dir wie den meisten Agenturen, Coaches und Dienstleistern geht, dann kennst du vielleicht diese Probleme hier:
Ständige Erreichbarkeit
Es ist Sonntagabend. Dein Smartphone blinkt mit einer neuen Nachricht. Ein Kunde hat "nur eine kleine Änderung" an einem Projekt, das morgen früh fertig sein muss. Du weißt, dass diese "kleine Änderung" mindestens zwei Stunden Arbeit bedeutet. Der Filmabend mit deinem Partner wird wieder unterbrochen.
Informationsüberflutung
Du suchst verzweifelt nach den aktuellen Kundendaten für das anstehende Meeting. Nach hektischer Suche findest du die Informationen ‒ verteilt über drei verschiedene Systeme, teilweise widersprüchlich und unvollständig. Das Meeting beginnt bald, und du hast noch nicht einmal die Präsentation vorbereitet.
Verpasste Deadlines
Ein wichtiger Kunde ruft an und fragt nach dem Status seines Projekts. Du realisierst, dass der Abgabetermin heute ist ‒ und niemand im Team hat daran gedacht. Das Projekt ist erst zur Hälfte fertig. Du entschuldigst dich und weißt, dass dein Team eine Nachtschicht einlegen muss.
Manuelle Dateneingabe
Deine Assistentin verbringt Tage damit, Kundendaten manuell in verschiedene Systeme zu übertragen. Bei dieser monotonen Arbeit passieren regelmäßig Fehler, die später Zeit und Nerven kosten.
Verlorene Leads
Bei der Vertriebsbesprechung stellt ihr fest, dass vielversprechende Leads nie kontaktiert wurden. Sie sind einfach durchs Raster gefallen ‒ irgendwo zwischen Webformular, E‒Mail und CRM.
Ressourcenverschwendung
Du blickst auf die Woche zurück und realisierst, dass du kaum Zeit für strategische Arbeit hattest. Stattdessen warst du mit Support, Meetings und Administration beschäftigt. Für die Entwicklung neuer Angebote blieb keine Zeit.
Keine Sorge, so geht es den meisten dort draußen!
Warum dir neue Software und zusätzliche Mitarbeiter bisher nicht die erhoffte Entlastung gebracht haben...
Viele Agenturen, Coaches und Dienstleister glauben, dass sie einfach nur das richtige Tool finden oder mehr Personal einstellen müssen, um ihre Effizienzprobleme zu lösen...
Vielleicht kennst du das: Du hast 4.997 Euro für ein hochgelobtes All‒in‒One‒CRM ausgegeben, das jetzt nach 3 Monaten nur noch für die Adressverwaltung genutzt wird. Der Rest der Funktionen ist zu kompliziert oder passt nicht zu euren Abläufen.
Du hast einen neuen Projektmanager eingestellt, der nach 6 Wochen frustriert hinschmeißt, weil er mehr Zeit mit dem Zusammensuchen von Informationen als mit echter Projektleitung verbringt. Seine Nachfolgerin kämpft mit denselben Problemen.
Du hast 14 verschiedene Produktivitäts‒Apps auf deinem Smartphone, aber am Ende des Tages landest du doch wieder bei To‒Do‒Listen auf Papier, weil die digitalen Lösungen nicht miteinander kommunizieren.
Die meisten Unternehmer haben bereits viel Geld und Zeit in gescheiterte Optimierungsversuche investiert. Sie haben deshalb keine Ergebnisse, weil sie den fundamentalen Faktor nicht erkannt haben, der dafür sorgt, dass nahezu jeder Optimierungsversuch von vornherein zum Scheitern verurteilt ist...
Die WAHRHEIT lautet: Ohne ganzheitliche Prozessautomatisierung kannst du nicht profitabel skalieren!
Der entscheidende Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg deines Unternehmens entscheidet, ist nicht die Anzahl deiner Mitarbeiter oder das neueste Projektmanagement‒Tool.
Es sind deine internen Prozesse und der Grad ihrer Automatisierung!
Lass uns ehrlich sein: Die Zeiten, in denen du mit manuellen Prozessen und Exceltabellen ein profitables Unternehmen führen konntest, sind längst vorbei. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt musst du in der Lage sein, mehr Kunden mit weniger Ressourcen zu bedienen. Nur so kannst du wettbewerbsfähig bleiben und deine Margen halten.
Denk darüber nach:
Wenn deine Mitarbeiter täglich 4 Stunden damit verbringen, Daten manuell zwischen verschiedenen Systemen hin und her zu kopieren, wie sollen sie dann die Zeit finden, sich um deine Kunden zu kümmern? Diese verlorene Zeit kostet dich nicht nur Geld, sondern auch Innovationskraft und Wachstumspotenzial.
Wenn du jede Woche 8 Stunden damit verschwendest, Status‒Updates für verschiedene Projekte zusammenzusuchen, wie willst du dann strategisch an deinem Unternehmen arbeiten? Diese Zeit fehlt dir für wichtige Entscheidungen und die Weiterentwicklung deines Geschäftsmodells.
Wenn dein Vertriebsteam 70% seiner Zeit mit administrativen Aufgaben verbringt, statt Kunden zu akquirieren, wie willst du dann deine Umsatzziele erreichen? Jede Stunde, die dein Vertrieb mit Verwaltungsaufgaben verbringt, ist eine Stunde, in der kein Umsatz generiert wird.
Die harte Wahrheit ist: Ohne durchdachte Prozessautomatisierung wirst du früher oder später von der Konkurrenz abgehängt ‒ oder dein Geschäft komplett aufgeben müssen.
Die Lösung ist klar: Nur IT‒Automatisierungen erlauben es dir, mit weniger Aufwand mehr Umsatz zu generieren!
Sobald du deine Kernprozesse digitalisierst und automatisierst, wird es dir wesentlich leichter fallen, mit weniger Mitarbeitern mehr Umsatz zu erzielen ‒ egal, in welcher Branche du tätig bist!
Um jedoch erfolgreich zu sein und endlich deine Prozesse zu optimieren, muss sich in deinem Unternehmen folgendes ändern:
Prozessmapping & Priorisierung
Wir müssen deine Prozesse analysieren und visualisieren, um Engpässe und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Nur wenn wir genau wissen, wo Zeit und Ressourcen verloren gehen, können wir gezielt ansetzen und die größten Hebel in Bewegung setzen.
Einführung der richtigen digitalen Werkzeuge
Wir müssen die richtigen Tools auswählen und intelligent miteinander verknüpfen, sodass sie perfekt zu deinen Anforderungen passen und nahtlos kommunizieren. Nicht jedes teure Tool ist automatisch die richtige Wahl für dein Unternehmen.
Intelligente Verbindung aller Systeme
Wir müssen einen durchdachten Automatisierungs‒Workflow entwickeln, der es dir erlaubt, repetitive Aufgaben zu eliminieren und dich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Dieser Workflow muss so gestaltet sein, dass er mit deinem Unternehmen mitwächst und sich an veränderte Anforderungen anpassen kann.
Warum Kunden mir vertrauen
Einige Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit mir.
Max Schreiner
Geschäftsführer einer Schreinerei aus München
65% weniger administrativer Aufwand durch automatisierte Prozesse
Reaktionszeit auf Kundenanfragen von 24 Stunden auf unter 2 Stunden reduziert
Rekrutierungsprozess von 14 auf 5 Tage beschleunigt
40% Produktivitätssteigerung im Bereich Content-Erstellung und Social-Media-Management
Problem
Max Schreiner ist Geschäftsführer eines Handwerksunternehmens mit Fokus auf maßgefertigten Möbeln und Interior‒Design‒Beratung. Die ineffizienten, manuellen Prozesse in seinem Unternehmen raubten ihm täglich wertvolle Zeit und Ressourcen. Er verbrachte Stunden mit repetitiven Aufgaben wie dem manuellen Erstellen von Angeboten, der Nachverfolgung von Leads, dem Onboarding neuer Kunden und der Erstellung von Rechnungen. Diese administrative Belastung führte dazu, dass er weniger Zeit für seine Kernkompetenzen und die eigentliche Wertschöpfung hatte.
Ziel
Max's Ziel war es, die administrativen Prozesse in seinem Unternehmen zu optimieren, um mehr Zeit für das Kerngeschäft zu haben, schneller auf Kundenanfragen reagieren zu können und den Rekrutierungsprozess zu beschleunigen. Er wollte die Effizienz steigern, ohne dabei die Qualität seiner handwerklichen Arbeit oder die persönliche Kundenbetreuung zu beeinträchtigen.
Lösung
Max erhielt ein maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept, das auf drei Säulen basierte. Zunächst wurden alle manuellen Prozesse in seinem Unternehmen identifiziert und analysiert, welche davon automatisiert werden konnten. Basierend auf seinen spezifischen Anforderungen wurden die passenden Software‒Lösungen ausgewählt und implementiert. Der entscheidende Schritt war die Verbindung der verschiedenen Systeme durch APIs, Workflow‒Tools wie Zapier oder Make und KI.
Praxisbeispiele
So sieht dein Tag aus – mit und ohne Automatisierung
Vertrieb
Altmodisch
Du sitzt montagmorgens am Schreibtisch, öffnest dein E-Mail-Postfach und findest 15 neue Anfragen. Du kopierst jede E-Mail-Adresse manuell ins CRM, suchst die Telefonnummern raus und vergisst dabei zwei Interessenten zu kontaktieren. Am Freitag fällt dir auf, dass ein potenzieller Großkunde nie zurückgerufen wurde – Chance vertan.
⚙️ Automatisiert
Neue Anfragen landen automatisch im CRM – komplett mit allen Kontaktdaten. Für jeden Lead wird automatisch eine Aufgabe im Kalender erstellt. Das System verschickt sofort eine personalisierte Bestätigungsmail und erinnert dich an Follow-up-Anrufe. Kein Lead geht mehr verloren, du hast immer den Überblick und kannst dich auf die besten Kunden konzentrieren.
Marketing
Altmodisch
Du sitzt stundenlang vor dem leeren Bildschirm und brainstormst mühsam Themen für deinen nächsten Social Media Post. Nach langem Überlegen formulierst du einen Text, feilst an jeder Zeile und verbringst eine halbe Stunde damit, bis er endlich passt. Dann öffnest du ein Design-Tool, wählst Farben und Schriften, suchst passende Bilder und erstellst eine Grafik – wieder eine Stunde weg. Für jeden Kanal musst du diesen Prozess wiederholen, und am Ende des Tages hast du gerade mal drei Posts fertig, bist erschöpft und hast wichtigere Aufgaben liegen lassen.
⚙️ Automatisiert
Du sprichst einfach deine Content-Idee in einen Telegram-Bot – nur ein Satz oder sogar nur wenige Stichworte genügen. Der Bot startet sofort einen automatisierten Workflow, der einen fertigen Beitragstext verfasst und gleichzeitig eine passende Grafik im Markendesign erstellt. Alles wird automatisch im richtigen Ordner abgelegt, und du bekommst eine Benachrichtigung mit einem Link zum fertigen Ergebnis. Mit einem Klick kannst du prüfen und freigeben. Statt Stunden investierst du nur wenige Minuten und hast Zeit für strategische Aufgaben.
Fulfillment / Onboarding
Altmodisch
Nach einem Verkauf bekommst du eine E-Mail von Digistore24, legst den Kunden händisch in der Lernplattform an und verschickst Zugangsdaten per Hand. Manchmal vergisst du ein Modul freizuschalten oder eine Info-Mail zu senden. Kunden warten stundenlang auf ihren Zugang und schicken Nachfragen, weil sie nicht starten können.
⚙️ Automatisiert
Sobald ein Kauf über Digistore24 eingeht, wird der neue Kunde automatisch in der Lernplattform angelegt, erhält sofort Zugang zu allen gebuchten Inhalten und bekommt eine persönliche Willkommensmail. Niemand muss mehr warten oder nachhaken – alles läuft im Hintergrund und du kannst dich auf neue Projekte konzentrieren.
Backoffice / Buchhaltung
Altmodisch
Du sammelst Belege im Schuhkarton oder als PDF in einem Ordner und tippst sie am Monatsende einzeln in die Buchhaltung. Manchmal fehlt ein Beleg oder du findest eine Rechnung nicht wieder. Rechnungen schreibst du einzeln, verschickst sie manuell und Mahnungen werden oft vergessen oder zu spät verschickt. Am Ende kostet dich das viel Zeit und manchmal sogar Geld.
⚙️ Automatisiert
Belege werden automatisch digital gesammelt und direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen. Rechnungen und Mahnungen werden automatisch erstellt und verschickt, Fristen werden überwacht. Du hast immer den Überblick, sparst dir lästige Routinearbeiten und kannst dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Kundenservice
Altmodisch
Support-Anfragen landen in deinem E-Mail-Postfach, gehen zwischen anderen Mails unter und werden manchmal vergessen. Du leitest Anfragen an Kollegen weiter, verlierst den Überblick und Kunden warten tagelang auf eine Antwort – manche melden sich sogar mehrfach, weil sie nichts hören.
⚙️ Automatisiert
Jede Anfrage wird automatisch als Ticket erfasst und dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen. Kunden erhalten sofort eine Bestätigung und können den Bearbeitungsstand online verfolgen. Standardanfragen werden von einem Chatbot beantwortet, komplexere Fälle werden automatisch an die passende Person weitergeleitet – so bleibt kein Anliegen mehr liegen.
Projektmanagement
Altmodisch
Aufgaben werden per E-Mail oder WhatsApp verteilt, Deadlines werden übersehen und Dateien sind schwer auffindbar. Im Team weiß oft niemand, wer was bis wann erledigen muss, Projekte verzögern sich und jeder sucht nach dem aktuellen Stand.
⚙️ Automatisiert
Aufgaben werden automatisch im Projektmanagement-Tool angelegt, mit klaren Deadlines und Verantwortlichen. Alle Dateien und Infos sind zentral gespeichert, jeder sieht auf einen Blick, was zu tun ist und wie der Projektfortschritt aussieht. So läuft alles strukturiert und nichts geht mehr verloren.
So läuft die Kontaktaufnahme ab
01
Deine Bewerbung
Beantworte kurz die Fragen im Online‒Formular, um eine kostenlose und unverbindliche Prozess‒Analyse mit uns zu vereinbaren. Dieser einfache Schritt dauert nur wenige Minuten, gibt uns aber wichtige Vorabinformationen über deine aktuellen Herausforderungen.
02
Erstgespräch
Ein Prozessexperte aus unserem Team ruft dich zeitnah an, um mehr über deine aktuelle Situation und deine Herausforderungen zu erfahren. In diesem kurzen Gespräch lernst du uns kennen und wir geben dir erste Einschätzungen, welche Bereiche das größte Potenzial für Effizienzsteigerungen bieten.
03
Tiefgehende Prozess-Analyse
Wir analysieren systematisch deine Geschäftsprozesse und identifizieren gemeinsam mit dir die größten Zeitfresser. Mit professioneller Klarheit zeigen wir dir auf, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen und erstellen einen konkreten Plan zur Effizienzsteigerung deines Unternehmens.
Über Dominik Kagon
Von klein auf war ich fasziniert von Technologie. Während andere draußen spielten, zerlegte ich Geräte, um ihre Funktionsweise zu verstehen. Mit meinem ersten Computer lernte ich nicht zu spielen, sondern Programmiersprachen und entwickelte mit Online‒Freunden eigene Programme.
Bei jeder neuen Technologie frage ich mich sofort: "Wie kann ich das nutzen, um Zeit zu sparen? Welchen Mehrwert bringt es? Wie lassen sich damit Prozesse automatisieren?"
Nach meinem Studium im Technischen Management half ich einem befreundeten Handwerksunternehmer, seine Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Wir automatisierten seine Vertriebs‒, Bewerbungs‒ und Social‒Media‒Prozesse mit Tools wie Make, Zapier und KI. Das Ergebnis: Der administrative Aufwand sank um 65%, die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verkürzte sich drastisch, und er konnte zwei bis drei Mitarbeiter einsparen.
Meine Vision ist klar: Deutschland digitalisieren. Ich sehe täglich Unternehmen, die ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen, weil sie das Thema Digitalisierung noch nicht richtig angegangen sind. Als dein Partner helfe ich dir, diesen entscheidenden Schritt zu gehen.
Unser Standort
Von Hamm, NRW aus digitalisieren wir die Prozesse unserer Kunden im gesamten DACH‒Raum. Mit unserem Standort im Herzen Westfalens bieten wir nicht nur digitale Lösungen, sondern auch die Verlässlichkeit eines etablierten Unternehmens vor Ort.
Unsere Antworten auf deine Fragen
Häufige Fragen
Gibt es Voraussetzungen für die Zusammenarbeit?
Damit eine Zusammenarbeit für dich Sinn macht, solltest du bereits etablierte Prozesse haben, die optimiert werden können. Idealerweise nutzt du bereits digitale Tools und möchtest diese effizienter einsetzen. Die wichtigste Voraussetzung ist jedoch deine Bereitschaft zur Veränderung und Digitalisierung. Im Erstgespräch prüfen wir transparent, ob wir der richtige Partner für dich sind.
Was kostet die Zusammenarbeit mit euch?
Die Kosten hängen vom Umfang der Automatisierung und deiner aktuellen Situation ab. Je nachdem, wo du gerade stehst, welche Systeme du bereits nutzt und wie komplex deine Prozesse sind, bewegen wir uns im drei- bis fünfstelligen Bereich. Was wir dir versichern k önnen: Wir legen großen Wert darauf, dass du die Investition durch Zeit- und Kostenersparnis innerhalb kürzester Zeit wieder herausholst.
Welche Prozesse kann ich automatisieren?
Nahezu alle manuellen, wiederkehrenden Prozesse in deinem Unternehmen können automatisiert werden. Besonders geeignet sind Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen, Lead-Nachverfolgung, Angebotserstellung, Kunden-Onboarding und Rechnungsstellung. Im Strategiegespräch analysieren wir gemeinsam, welche deiner Prozesse das höchste Automatisierungspotenzial bieten.
Wie viel Zeit und Kosten kann ich durch Prozessautomatisierung einsparen?
Unsere Kunden sparen durchschnittlich 30-50% ihrer administrativen Zeit und können ihre Kosten bei gleichem Umsatz um 20-30% senken. Bei einem Handwerksunternehmen konnten wir beispielsweise den administrativen Aufwand um 65% reduzieren und zwei bis drei Mitarbeiter einsparen. Die genauen Einsparungen hängen von deinen aktuellen Prozessen und dem Automatisierungsgrad ab.
Mit welchen Tools und Plattformen arbeitet ihr?
Wir arbeiten mit einer Vielzahl von Automatisierungstools wie Make, Zapier, n8n sowie gängigen Business-Tools wie ClickUp, Monday, HubSpot, Airtable und vielen mehr. Zudem integrieren wir KI-Lösungen, um Prozesse noch effizienter zu gestalten. Wir sind nicht an bestimmte Tools gebunden und wählen immer die Lösungen, die am besten zu deinen spezifischen Anforderungen passen.
Muss ich meine bestehenden Systeme komplett ersetzen?
Nein, wir arbeiten mit deinen bestehenden Systemen und verbinden diese miteinander. Statt teure Komplettlösungen zu implementieren, schaffen wir Schnittstellen zwischen deinen vorhandenen Tools wie CRM, Projektmanagement-Software oder Buchhaltungssystemen. Falls nötig, empfehlen wir ergänzende Tools, die sich nahtlos in deine bestehende Infrastruktur integrieren lassen.
Bewirb dich jetzt auf eine kostenlose Prozess‒Analyse!
Bitte beachte: Rein physisch ist es uns leider nicht möglich, mehr als eine handvoll Kunden zu betreuen und gleichzeitig starke Ergebnisse zu liefern.
Unsere Dienstleistung ist stark nachgefragt. Um mit uns zusammenzuarbeiten, ist eine Bewerbung dafür notwendig. In einer kostenfreien Prozess‒Analyse finden wir heraus, welche Strategien sich für dein Geschäft am besten eignen und welcher Hebel bei dir für den nächsten Durchbruch sorgen.
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